روند شرکت در نمایشگاه غالبا هم طولانی است و هم گزینه ها و انتخاب های دشوار و زیادی در پیش روی شما قرار می دهد.در متن زیر ما روند کلی از زمان تصمیم گیری برای شرکت در یک رویداد نمایشگاهی تا آخرین روز نمایشگاه رو توضیح دادیم.
اهداف کوتاه و تجاری را تعیین کنید
باید توجه داشته باشید که آگاهی از هدف اولین و مهم ترین نکته ای است که باید در یک رویداد به آن توجه داشته باشید.در صورتی که هدف شما فروش محصولات در یک نمایشگاه است، طراحی غرفه شما با حالتی که هدف شما افزایش آگاهی عمومی درباره برندیگ شما است کاملا متفاوت است.
محصولات و خدمات مورد نظر خود را مشخص کنید
قطعا شما می توانید پیش بینی کنید که بازدیدکنندگان در نمایشگاه شما به دنبال چه محصولات و یا خدماتی هستند، بنابراین در گام دوم از خود سوال کنید که چرا آنها از شما خرید کنند؟
آیا محصول شما یک رهبر در بازار محسوب می شود! که در این صورت بازدیدکنندگان از قبل از کیفیت آن آگاه هستند بنابراین غرفه شما باید بر روی ارزش در برند شما تمرکز داشته باشد.
انتخاب درست نمایشگاه
لازم است بزرگترین نمایشگاه های تجاری صنعت خود را در نظر داشته باشید. از اجلاس ها و همایش ها آگاه باشید زیرا آنها به شما یک دید کلی میدهند. اگرچه مهم است که در هنگام تنظیم بودجه خود ، از منابع مالی خوبی برخوردار شوید ، اما هیچگاه دید شرکتتان را برای یک برنامه کوتاه مدت ارزان به خطر نیاندازید. همچنین در هنگام انتخاب رویداد مناسب برای حضور هدف شما از شرکت در نمایشگاه بسیار اهمیت پیدا میکند به عنوان مثال اگر شما کمپانی هستید که در زمینه تجهیزات ایمنی فعالیت دارید و هدف شما فروش محصولات باشد شاید شرکت در نمایشگاه صنعت ساختمان و یا نمایشگاه متالورژی، فولاد، ریخته گری، ماشین آلات و صنایع وابسته مناسب تر از حضور در نمایشگاه تجهیزات و فناوری های نوین بهداشت، ایمنی، محیط زیست، آتش نشانی، مدیریت بحران، امداد و نجات (HSE) باشد.
گرفتن غرفه در نمایشگاه
توصیه ما این است که به محض اینکه نمایشگاه خود را انتخاب کردید، در اولین فرست(حداقل 8-6 ماه قبل از نمایشگاه) برای رزرو غرفه اقدام کنید.در برخی از نمایشگاه ها رزرو غرفه حتی یک سال قبل از رویداد انجام میشود.هرچه جایگاه شما بزرگتر و مکان و دید بهتری داشته باشد بازدهی بهتری نیز در نمایشگاه خواهید داشت.در انتخاب محل غرفه معمولا تعداد مشارکت یک شرکت در دوره های قبل اولویت انتخاب ها را مشخص میکند اما با سریعتر اقدام کردن برای ثبت نام نیز میتوانید شانس خود را برای گرفتن جای بهتر و بزرگتر بالا ببرید.
در انتخاب محل غرفه به موقعیت غرفه در سالن خود موقعیت سالن در فضای نمایشگاه پلان غرفه و متراژ آن دقت کنید و همچنین توجه داشته باشید که می توانید غرفه های فضای باز را نیز انتخاب کنید.
ما یک مقاله در رابطه با شرایط و محاسن و معایب غرفه های فضای باز در بلاگ خود ارائه داده ایم که میتوانید آن را مطالعه کنید.
یک روش نمایش غرفه را انتخاب کنید که هدف شما را تکمیل کند
در حال حاضر سه روش برای نمایش غرفه در نمایشگاه ها موجود است : بنرها و پاپ آپ ها ، سیستم های غرفه های مدولار یا پیش ساخته و غرفه های سفارشی
برای افرادی که با محدودیت بوجه رو به رو هستند گزینه پاپ آپ گزینه وسوسه بر انگیزی است با این حال به نظر میرسد که به ندرت حس کیفیت و زیبایی را در ذهن بازدیدکنندگان ایجاد می کند که با توجه به قیمت این نوع نمایش قابل درک است. نوع دیگر نمایش غرفه های مدولار یا پیش ساخته هستند که اگر چه آنها نیز دست و پای شما را در نمایش خلاقانه و با کیفیت از خود می بندند اما در سال های اخیر پیشرفت های زیادی از نظر جنس و تنوع کرده است که می تواند باز هم برای افرادی که محدودیت بودجه دارند گزینه مناسبی باشد.
در مقابل ما غرفه های سفارشی را داریم. اکثر برندها و گروه های تجاری به دنبال تاثیرگذاری در یک نمایشگاه هستند. در این نوع نمایش دست شما باز است که بتوانید از متریال ها و روش های مختلف برای ایجاد یک تجربه خوشایند و موفقیت آمیز در نمایشگاه استفاده کنید.همچنین در این نوع غرفه میتوانید با ایجاد فضاهای مختلف برای جلسات، شوروم محصولات،فضای گفتگو و پذیرایی، راندمان ارائه خدمات و بهره برداری از زمان نمایشگاه خود را به طور چشمگیری افزایش دهید.
غرفه های سفارشی بیشترین انعطاف پذیری را برای غرفه داران ارائه می دهند ، خصوصاً آنهایی که به دنبال راه حلی هستند که بیشترین تاثیر را بر روی بازدیدکنندگان خود بگذارند.
با یک گروه خلاق وارد صحبت شوید
انتخاب گروه غرفه سازی شاید مهم ترین وظیفه ایست که شما در روند شرکت در نمایشگاه به عهده دارید یک گروه خوب میتواند صفر تا صد کارهایی را که باید در نمایشگاه انجام دهید برنامه ریزی کند از طراحی غرفه و ایده پردازی برای نمایش اهداف و برند شما به بهترین نحو ممکن تا فراهم کردن هر آنچه که شما در غرفه خود در طول نمایشگاه به آن احتیاج دارید تا تخریب و جمع آوری نمایشگاه شما پس از اتمام.
در هنگام انتخاب به چه چیزهایی باید توجه داشت؟
برای انتخاب گروه غرفه سازی خود اول از همه مطمئن شوید که آن شرکت مجوز ساخت غرفه نمایشگاهی را از وزارت صنعت و معدن دارد یا نه. طبق دستورالعملی که در سال 98 ابلاغ و اجرا شده مجوزهای قبلی که در قالب گرید بندی (گرید G1-4 (، وجود داشت دیگر اعتباری ندارد و تنها شرکت هایی که دارای مجوز جدید غرفه سازی هستند قادر به فعالیت در نمایشگاه بین المللی تهران و به زودی در نمایشگاه های دیگر را خواهند داشت.برای مطمعن شدن از اینکه گروهی که با آنها در حال صحبت هستید مجوز غرفه سازی دارند یا نه کافیست با شماره تلفن: 02122653407 – 02122657025 با انجمن غرفه سازان تهران تماس بگیرید و از آنها بخواید آخرین لیست شرکت های دارای مجوز را برای شما ارسال کنند.
در مورد انتخاب گروه غرفه ساز نمونه کارهای اون شرکت رو بررسی کنید و با مدیر فروش و یا بازرگانی آن وارد گفتگو بشید و خدماتی که آنها ارائه میدهند را به طور کامل جویا بشید.
طراحی گرافیک غرفه چه تاثیری دارد
اگر محصول یا خدمات خود را یک پیام فرض کنید گرافیک غرفه شما پیک شما خواهد بود هرچقدر این پیک پیام را سریع تر و با کیفیت مطلوب تری به مخاطبان شما انتقال دهد، مخاطب نیز راحت تر و سریعتر پیام را دریافت و آن را تجزیه و در نهایت جذب شما خواهد شد.لذا برای شرکت در یک رویداد حتما با یک تیم گرافیک حرفه ای وارد گفتگو شوید.
راجع به پیام یا پیام های خود فکر کنید و مخاطبان خود را از لحاظ روانشناسی بررسی کنید.آیا گروه هدف شما افراد جوان و خلاقی هستند یا انها افراد کاریزماتیکی هستند یا مدیران و افراد موفقی هستند که در پی بیشترین راندمان با کمترین زمان و هزینه هستند.
در رابطه با کاتالوگ – بروشور- دعوتنامه-کارت ویزیت نمایشگاه – لایت باکس ها و فرم ثبت مشخصات بازدیدکنندگان، با تیم گرافیک خود صحبت کنید.
هدایای تبلیغاتی
برای همه شرکت کنندگان در یک رویداد نمایشگاهی، افزایش تعداد بازدیدکنندگان از غرفه، محصولات و خدمات آنها اهمیت زیادی دارد. ما اخیرا مقاله ای در بلاگ خود منتشر کردیم که به شما 10 راهکار برای افزایش بازدید در یک نمایشگاه را پیشنهاد می دهد. در این مقاله به استفاده از هدایای تبلیغاتی در نمایشگاه به عنوان یک راه برای افزایش بازدید اشاره شده. علاوه بر آن هدایای تبلیغاتی می توانند تاثیر طولانی تری از نظر زمانی داشته باشند چراکه مخاطبان شما برند و نام تجاری شما را باخود به خارج از نمایشگاه به میز کار خود یا خانه خود میبرند.
خدمات دیگری که در طول نمایشگاه نیاز به هماهنگی دارد
توصیه ما این است که از زمانی که در نمایشگاه ثبت نام کردید، تمام پروازهای خود برای رفت و برگشت، هتل و محل اقامت خود را نیز رزرو کنید. این کار هم به کم کردن دغدغه های شما در نزدیکی رویداد کمک می کند هم از لحاظ اقتصادی برای شما مناسب تر خواهد بود. همچنین بهتر است قبل از شروع نمایشگاه به فکر سفارش غذا از یک جای مناسب برای کل مدت نمایشگاه باشید و هماهنگ کنید که چه ساعتی و چه تعدادی غذا لازم دارید تا مجبور نباشید در طول نمایشگاه از غذاهای بی کیفیت و با تاخیر در نمایشگاه استفاده کنید.
هماهنگی برای نظافت غرفه در طول مدت نمایشگاه نیز ضروری است چراکه با توجه به بالا بودن رفت و آمد غرفه شما مرتبا نیاز به تمیزکاری و نظافت دارد. همچنین با یک یا چند نیروی خدمات برای پذیرایی صحبت کنید. اگر غرفه شما دارای قسمت بار (برای پذیرایی) است با یک تیم خوب برای در دست گرفتن و تجهیز آن مذاکره کنید.
ثبت رویداد و تهیه گزارش در طول نمایشگاه
رویداد خود را ثبت کنید. این کار بسیار با اهمیت و مفید است.شما میتوانید با عکسبرداری و تصویربرداری از رویداد خود محتوای بسیار ارزشمندی برای تبلیغات خود در آینده تولید کنید. استیو های بسیاری وجود دارند که می توانند شما را در این زمینه کمک کنند و متناسب با بودجه شما خدمات مختلفی را در اختیار شما قرار دهند.
ثبت بازخورد نمایشگاه
گزارش نویسی در روند شرکت در نمایشگاه به شما این قدرت را می دهد که در سال های بعد در رویداد های مشابه حرکتی رو به جلو و مستمر داشته باشید نوشتن مشکلات به وجود آمده نقاط ضعف و قوت نمایشگاه و تیم خود منجر می شود که با بازتاب و صحبت پیرامون این نکات همواره بهتر و بهتر عمل کنید.